Как выбрать конференц-зал?

Январь 13th, 2017 Рубрика: Информация

конференц-залДля проведения совещаний, семинаров, различных конференций нужно специальное помещение. При выборе нужно учитывать несколько факторов. Помещение должно быть вместительным, хорошо освещенным. Зал для мероприятий должен находиться в удобном месте. 

При выборе помещения вначале нужно узнать, какое количество людей будет присутствовать. Если будет до 20 человек, необходим маленький зал. Если количество возрастет до сотни и больше, нужно выбрать зал в кинотеатре. В неправильно выбранном помещении люди могут испытывать неудобства. Если будет нехватка стульев – это не страшно, их можно поднести. Но это может означать, что событие очень важное, если собралось много людей. В сильно большом помещении, пустота усложняет проведение мастер – класса. Люди в таком зале могут затеряться. Много незанятых мест создают впечатление, что мероприятие неактуальное.

Организаторы должны учитывать техническую сторону мероприятия. Должен присутствовать комплект оборудования: микрофоны, мониторы и экран для проекций. Для поддержания необходимых условий для оборудования используют прецизионные кондиционеры, а также микроклимат конференц зала.

Нужно учитывать время года. Летом нужно обращать внимание на наличие кондиционеров или хорошей вентиляции. В холодное время года помещение должно хорошо отапливаться. В каждом помещении необходим гардероб, где участники могут оставлять свои ненужные вещи.

Важными факторами является хорошая акустическая система и достаточное освещение. Для создания торжественности в зале необходимо ярко осветить помещение. Если будет производиться просмотр видеофильмов или слайдов, нужно регулировать яркость освещения. На окна можно повесить шторы. При необходимости закрывать ими окна.

При организации мероприятия нужно учитывать, в каком месте выбирать помещение. Если будет много приезжих из других мест, то помещение в гостинице подойдет лучше всего. Участники мероприятий должны легко добираться до нужного места. Если они будут приезжать на личных автомобилях, нужно обеспечить парковку. При большом количестве транспорта центр города не подойдет. На окраинах города проблема становится меньше.

Организаторам также нужно учесть дополнительный сервис. Если совещание повремени должно быть длительным, нужно организовать перекус и доставку воды для питья. Это может быть обед или кофе, чтобы люди могли немного отдохнуть. Нужно обеспечить присутствие врача. Для этого нужно его заинтересовать, предоставив ему бесплатные билеты.

На встречах нужно учитывать, в каком возрасте находятся участники. Если это дети, то информационная часть должна быть небольшой. Организовывают игры, где дети могут поучаствовать и отдохнуть.

Интересное